如何有效地领导团队会议和讨论

joypaulai24

会议占据了我们工作日的很大一部分时间，以至于许多员工认为会议很无聊、没有必要，或者是浪费时间。根据 Workmeter 研究收集的数据，去年在西班牙，平均每天有 20 分钟的时间用于会议，其中 61% 是事先安排好的，39% 是临时安排的。 这让我们认为，会议不仅是工作计划中的一种习惯，也是解决日常问题的一种反复方式，这些问题也许可以通过其他方式解决，而不会影响我们的生产性工作时间。 首先，会议过度使用的症状很容易被发现：分心、缺勤、工作压力、不满甚至嗜睡。如果您发现团队的士气和生产力因会议而改变，在本文中，我们邀请您反思他们的需求并提出一些解决方案，以便您可以有效地领导他们。 您想了解更多有关团队管理的信息吗？ 这里有职能经理应该知道的一切 会议方式（之前） 问问自己这是否真的有必要：如前所述，我们经常倾向于就许多可以更快处理的事情举行会议，例如通过电话或电子邮件。我们似乎已经养成了坐下来交谈的习惯，即使是与工作无关的话题。每次出现问题，都会召开会议。如果系统地这样做，我们就会冒着会议效率低下、效率低下的风险。

定义要讨论的目标和主题：即兴或计划不周的会议的另一个常见问题是，他们开始讨论一个主题，最后讨论另一个未计划的完全不同的主题。为了避免走这样的弯路，我们必须明确开会的目的和理由。作为指导，您可以问自己以下问题：“我想要 电话数据 实现什么？我有什么重要的变化或新闻要报告吗？我是否在寻求别人的意见来解决问题？” 完成此操作后，您可以写一分钟的内容来讨论要讨论的特定主题，这将作为避免不必要的题外话的指南。 仔细选择您邀请的人：停下来思考谁应该参加会议非常重要。您设定的目标可以是团体目标（针对整个团队）或个人目标（提高某些人的绩效或专注于某些任务）。为了使会议有意义，所有与会者都必须在某个时刻参与，这是每个领导者都必须预见到的事情。仅邀请参与讨论主题的人员。当有人认为正在讨论的内容与他们无关，或者缺乏足够的知识来增加他们的干预价值时，他们很可能会分心或认为这是浪费时间。 计划时间：为了使会议有效，会议时间不应超过一个半小时。从那一刻起，与会者的注意力开始下降。与计划会议持续时间一样重要的是确定举行会议的最佳时间。避免将其安排在一天结束时，因为此时疲劳最严重，工作日可能会延长。设定会议的开始和结束时间并尽量遵守，准时至关重要。



如果您认为有必要，您也可以计划休息时间。 准备空间：寻找一个舒适、安全的会议场所。环境是保证与会者集中度的重要因素。请注意预留合适的办公室或房间，并配备会议开展所需的基础设施。 沟通：如果你已经决定要召开会议，并计划好了，不要忘记及时沟通，以免大家措手不及。您可以通过电子邮件进行，但您最好亲自联系每位成员以告知他们会议的详细信息。确保工作人员有空，向他们提供要讨论的主题的会议记录，并鼓励他们准备一些材料以便在更好的条件下参与。 会议进程（期间） 主持会议：如果你是召集人，你就有责任。作为主持人，您必须了解几个因素来平衡辩论： 时间控制：通过宣布要讨论的目标和主题来开始会议。公平分配时间，以便能够容纳所有参与者的发言，并在预定的会议记录结束后结束会议，为提问和最终结论留出简短的空间。 参与控制：尽量让每个人都感到舒服，因为他们的意见被考虑在内。如果你发现有人害羞或干预较少，请鼓励他们这样做，如果你发现有人垄断了辩论的很大一部分，请以同样的方式进行干预。在演示中，必要时要求澄清，并尽量避免重新讨论已经解决的问题。 环境控制：主持会议还需要确保注意力集中在辩论上，并且不会受到环境的干扰或干扰。如果您允许使用平板电脑或移动设备等技术，请事先明确表示它们只能用于与会议有关的内容。否则，最好建议您不要使用它。同样，你应该尽量确保外界噪音不会干扰注意力集中。